Outsourcing de impressão: algumas considerações

Apresentamos a seguir os elementos que devem ser considerados na composição de uma planilha de custo elaborada com o intuito de avaliar o custo total de impressão. Pode-se classificar esses elementos em dois grandes grupos: os de custo fixo e os de custo variável. Para determinar o custo total de impressão é necessário, além de quantificar estes elementos, considerar os relacionados à depreciação do equipamento, planos de recuperação e pessoal. 

Entre parênteses está indicado peso relativo do item na composição geral de custos conforme pesquisa mundial realizada pelo Gartner Group.

Através de alianças estratégicas com empresas especializadas e sem deter vínculo com nenhum fabricante a Salience está apta para tratar tanto de projetos de terceirização seletiva, como completa em empresas de pequeno, médio e grande portes, com parques de impressoras de um único fabricante ou multimarcas.

Este artigo baseia-se no estudo  conduzido pelo Gartner Group para a hp intitulado “The Importance of Considering TCO in Hardcopy Solution Purchase Decisions”, P. Morgan, J. Lum, February 2002.

Hardware (28%)

Custos com aquisição do produto e atualizações (instalação de acessórios como expansão de memória, bandejas adicionais, discos, servidores de impressão etc.). 

Software (15%)

Custos com licenças, atualizações, personalização dos softwares para impressão.

Consumíveis (17%)

Custos com papel, cartuchos de toner e de tinta, cilindros, kits de manutenção. 

Outros estudos indicam que o cartucho de toner é o mais importante item dentre os custos variáveis.

Administração (10%)

Gerenciamento da rede, administração de ativos, instalação e configuração. Entre os custos fixos, o mais importante componente é o relacionado a recursos humanos dedicados à administração e suporte. Período de indisponibilidade, custos associados ao uso de alternativas para impressão, custos associados à baixa performance do equipamento (impressão de baixa qualidade que precisa ser refeita, chamados técnicos, tecnologia ultrapassada).

Infra-estrutura (8%)

Planejamento da instalação dos equipamentos de impressão. Espaço físico ocupado, investimentos em equipamentos de ar condicionado, estabilizadores de energia, distribuição de energia, cabeamento e custos de manutenção e atualização da infra-estrutura, consumo de energia elétrica.

Preparação dos usuários (9%)

Treinamento do usuário na utilização do produto, realização de manutenção (tratar problemas de alimentação de papel, colocar papel, trocar cartuchos de toner e tinta, limpeza do equipamento, etc.), manipulação dos documentos (grampear, encadernar etc.), ociosidade (espera pela impressão de documentos, acompanhamento de impressão de documentos confidenciais etc.) 

Custos com manutenção (13%)

Custos do contrato de manutenção, help-desk, manutenção do equipamento e da infra-estrutura.